Les règles heuristiques sont des règles imaginées pour faciliter la résolution des problèmes. En présence d’un problème assez complexe ou abstrait (c’est-à-dire lorsque l’objectif est difficilement quantifiable/mesurable), il arrive fréquemment que la solution ne soit pas unique mais se compose d’une multitude de paramètres. C’est là que les règles heuristiques apparaissent, en permettant de progresser vers une solution même sans avoir une vue dégagée du chemin à suivre au départ. Autrement dit, elles permettent de passer à l’action sans tergiverser ou procrastiner même sans vision claire.
Imaginons par exemple que votre objectif soit de monter au sommet d’une montagne mais qu’il n’y ait aucune piste. Une règle heuristique pourrait alors être : dirigez-vous directement vers le sommet jusqu’à atteindre un obstacle infranchissable, faites-en le tour par la droite jusqu’à pouvoir reprendre votre marche directement vers le sommet. Ça n’est probablement pas le meilleur exemple mais j’espère que vous comprenez l’idée ?
Les règles heuristiques ne garantissent pas de trouver la solution optimale, ni même de trouver une solution au final d’ailleurs. Mais elles sont très utiles lorsqu’il s’agit de résoudre certains types de problèmes. Leur force réside dans leur capacité à débloquer les situations d’indécision et de passer rapidement à l’action en direction d’une solution. En progressant, il devient ensuite possible d’explorer les scénarios plausibles, de mieux comprendre le problème, puis de corriger progressivement la trajectoire si besoin pour augmenter les chances de solution. Si vous cherchez à résoudre un problème mais ne savez pas comment débuter, vous trouverez souvent une solution en avançant, une solution à laquelle vous n’auriez jamais pensé avant de passer à l’action.
Les règles heuristiques ont de nombreuses applications pratiques, dont l’une très intéressante est la productivité personnelle. Les règles de productivité sont des règles comportementales (certaines sont générales, d’autres situationnelles) qui peuvent aider à atteindre des objectifs plus efficacement. Voici donc une liste de 42 règles susceptibles d’améliorer votre productivité (plus vous saurez en appliquer, plus vous aurez de chances d’être productif, le principe est un peu le même que celui des petites économies qui finissent par faire les grandes fortunes). À noter que je les ai classées dans un ordre approximativement décroissant (les plus puissantes en haut), mais que leur efficacité variera en fonction du caractère de chacun.
1. Fixez-vous des objectifs quotidiens : sans direction claire, il est facile de succomber aux distractions et de passer sa vie à dériver. Fixez-vous des objectifs chaque jour pour le lendemain (idéalement même chaque soir pour le lendemain) : non seulement vous dormirez mieux en sachant que votre vie avancera dans le bon sens demain, mais en plus vous serez plein d’entrain dès le matin.
2. Faites le plus dur d’abord : pour vaincre la procrastination, attaquez-vous aux tâches les plus désagréables le plus tôt possible plutôt que de les repousser à plus tard. Cette petite victoire vous donnera un élan pour le reste de la journée. Comme Brian Tracy le dit de façon si imagée : « Si vous arrivez à avaler un crapaud le matin – autrement dit à faire la tâche la plus abominable de la journée – alors le reste de la journée ne pourra être que magnifique et le moral au beau fixe ».
3. Jetez-vous à l’attaque : tuez la procrastination en passant à l’action immédiatement après vous êtes fixé un objectif, même si l’action n’est pas parfaitement planifiée. Vous pourrez toujours corriger la trajectoire en cours de route. Les fainéants oublient que l’appétit vient en mangeant. Tout mouvement nécessite une impulsion au départ. En l’occurrence un peu de volonté et de présence d’esprit.
4. Évitez la TV et toutes les sources d’informations distrayantes susceptibles de vous voler votre temps. Pour éviter d’être tenté, l’idéal est de rester à distance. Vous aurez l’impression que les journées sont plus longues et vous pourrez en faire plus ! C'est une forme d'ignorance sélective des informations futiles. La règle est valable dans beaucoup d'autres contextes, et il est par exemple toujours plus malin d’éviter l’itinéraire qui fait passer devant la boulangerie qui sent bon les viennoiseries lorsqu'on cherche à maigrir.
5. Déterminez des mini-objectifs intermédiaires : lorsque vous commencez une tâche, identifiez l’objectif à atteindre avant de pouvoir arrêter de travailler. Par exemple, si vous travaillez sur un livre, vous pourriez décider de ne pas vous lever avant d’avoir écrit au moins 1000 mots. Atteignez votre objectif coûte que coûte.
6. Visualisez le résultat : projetez-vous au moment où vous aurez atteint votre objectif, visualisez le plus précisément et intensément le résultat. En agissant ainsi, vos projets se concrétiseront bien plus rapidement qu’en naviguant à vue. La visualisation a fait ses preuves dans un grand nombre de domaines et notamment celui du sport de haut niveau.
7. Imitez les meilleurs : repérez ceux dans votre entourage qui sont productifs, notamment dans les domaines qui vous intéressent en particulier, observez-les, puis copiez leurs façons de travailler, leurs visions et leurs approches des choses.
8. Fais-le maintenant ! : répétez cette phrase encore et encore jusqu’à en avoir marre et vous mettre au travail. Au bout d’un certain temps, l’entendre sera un réflexe pavlovien qui vous mettre en état de travail aussitôt.
9. Découpez les gros travaux : décomposez les projets complexes en petites tâches clairement définies. Le sommet de la montagne paraît moins haut lorsqu’on fait des haltes.
10. Gérez les tâches une par une : lorsque vous commencez une tâche, tenez-y vous jusqu’à ce qu’elle soit finie entièrement. Ne changez pas de tâche en cours de route. Si certaines distractions apparaissent, notez-les quelque part et traitez-les plus tard.
11. Faites de l’exercice tous les jours : 30 minutes par jour à stimuler votre métabolisme et vous améliorerez votre pouvoir de concentration et votre lucidité.
12. Supprimez l’inutile : le moyen le plus efficace de mener à bien une tâche, c’est de la supprimer. Si vous n’êtes pas sûr de l’utilité, supprimez-la de votre emploi du temps. La vie est courte, il faut faire des choix, l’ignorance sélective est une qualité des meilleurs.
13. Apprenez à dire non : à ceux qui vous demandent trop de temps utilisé stérilement.
14. Rentabilisez les tâches passives en faisant autre chose en même temps : lisez en mangeant, écoutez les infos (les actualités utiles) en vous rasant, suivez les formations en ligne en faisant de l’exercice physique, etc.
15. Oubliez la perfection : personne n'atteint jamais la perfection du jour au lendemain. Le fait de vouloir faire du mieux possible ne doit pas vous empêcher d'entreprendre des activités. Sans évidemment nier le fait qu'une minute de réflexion peut faire gagner trois minutes d'exécution, un grand nombre de tâches peuvent être commencées sans plan parfait et détaillé. Rome ne s'est pas faite en un jour, il faut accepter que les choses ne soient pas parfaites dès le début.
16. Profitez des temps morts pour lire : par exemple en attendant à un rendez-vous, lorsqu’il faut faire la queue, pendant que le micro-onde chauffe, etc. La même chose marche avec des livres audio.
17. Gardez toujours en tête le principe de Pareto, aussi connu sous le nom de « loi 80-20 » et qui affirme que 80 % de la valeur d’une tâche provient de 20 % de l’effort. Concentrez votre énergie sur les 20 % décisifs et ne vous tuez pas à la tâche sur les autres 80 % moins utiles.
18. Faites bon usage des technologies : PC, logiciels, PDA, tablette, lecteur d’e-books, etc.
19. Levez-vous tôt : devenez lève-tôt si ça n’est pas le cas. En vous levant à 5 heures et en vous mettant au travail aussitôt, vous pourriez en faire plus avant 8 heures que la plupart des personnes font en un jour !
20. Augmentez la cadence : essayez de faire les choses plus rapidemment qu’à l’accoutumée : marchez plus vite, parlez plus vite, tapez plus vite, lisez plus vite.
21. Évitez les pics sociaux : faites par exemple les courses aux heures creuses pour éviter les embouteillages à la caisse. Chaque minute compte, la vie est courte, et ça ne demande généralement pas beaucoup d’efforts si ce n’est modifier votre routine au début.
22. Faites un auto-diagnostic : prenez un bout de papier et notez 20 idées, originales s'il faut, pour améliorer votre productivité. Ne vous arrêtez pas avant d’en avoir trouvé 20. Généralement, la personne la plus compétente pour nous connaître, c’est nous-même. Trop souvent, on ne prend tout simplement pas le temps de réfléchir, notamment car se creuser la tête est quelque chose d’exigeant. Mais il suffit d’un seul effort pour améliorer durablement une routine, voire une vie !
23. Déléguez : si vous le pouvez, déléguez certaines tâches si vous estimez que vous sous-exploitez votre temps.
24. Entretenez votre motivation : lisez des livres et des articles inspirants, écoutez des programes audio et assistez à des séminaires pour absorber de nouvelles idées (et renforcer vos connaissances).
25. Intuition : n’essayez pas de tout calculer à l’avance, laissez parler votre instinct, il est souvent juste.
26. Faites-en un peu chaque jour : soyez assidu et réservez chaque jour une partie de votre temps pour les tâches de vos objectifs à long terme. Une heure par jour, vous pourriez avoir écrit un livre à la fin de l’année. Chaque voyage commence par un petit pas, non ?
27. Donnez la priorité à l’important plutôt qu’à l’urgent : séparez les tâches réellement importantes des tâches simplement urgentes. Affectez des blocs de temps pour ces tâches réellement importantes mais rarement urgentes, comme l’exercice physique, le développement personnel, etc.
28. Faites des promesses : faites part de vos engagements aux autres, ils vous forceront inconsciemment à les assumer.
31. Récompensez vos progrès lorsque vous atteignez certains objectifs intermédiaires. Après l’effort, le réconfort, ou plutôt l’inverse : avant le réconfort, l’effort, car on avance généralement plus vite avec une carotte devant le nez. Il peut s’agit d’un film, de nourriture, d’une sortie, etc.
32. Chronométrez vos prises de décision : une fois que vous avez toutes les informations dont vous avez besoin pour prendre une décision, réglez un minuteur et donnez-vous par exemple 10 minutes pour prendre la décision. La peur d’agir et l’indécision sont souvent des voleuses de temps. Sans oublier que, comme dit Napoléon Hill : « L’indécision vole les opportunités ».
33. Mangez léger : mangez énergétique mais léger, ce sont les informations qu’il faut digérer, pas la nourriture. En ingérant de gros volumes ou des aliments qui nécessitent une forte assimilation, vous prenez le risque de faire travailler votre métabolisme et d’être endormi/ ?. Alors qu’en mangeant léger, vous êtes affûté, vif d’esprit. Comme dit Benjamin Franklin : « Nous ne vivons pas pour manger, nous mangeons pour vivre ». Festoyez
34. Identifiez vos pics de productivité, et programmez vos tâches les plus importantes à ces moments-là. Réservez les tâches mineures pour les heures creuses/moins intenses.
35. Réservez-vous des blocs de temps sans interruption, pour travailler seul et vous concentrer. Programmez les tâches plus légères et interruptibles aux moments moins concentrés et les projets les plus difficiles pour les périodes étanches.
36. Intuition : n’essayez pas de tout calculer à l’avance, laissez parler votre instinct, il est souvent juste.
37. Faites le vide : emportez votre PC portable dans un endroit sans Wi-Fi, où vous pouvez travailler en totale paisibilité, sans la moindre distraction : bibliothèque, parc, café, ou jardin personnel. Laissez vos gadgets technologiques à la maison.
38. Groupez les tâches similaires, comme les appels téléphoniques ou les courses en un seul groupe et faites-les d’une traite.
39. Faites le vide : emportez votre PC portable dans un endroit (sans Wi-Fi !), où vous pouvez travailler en totale paisibilité, sans la moindre distraction : bibliothèque, parc, café, ou jardin personnel. Laissez vos gadgets technologiques à la maison. La surstimulation sensorielle permanente est source de fatigue, le silence et la simplicité recharcheront vos batteries.
40. Soyez ponctuel, en toute circonstance. Respecter ses engagements permet d’avoir la conscience tranquille et ainsi d’éviter de procrastiner.
41. Ayez toujours un espace de travail ordonné : réduisez votre niveau de stress en cultivant un espace relaxant et ordonné.
42. Prenez des vacances : lorsque vous n’arrivez plus à avancer et que vous avez l’impression de patiner malgré tous vos efforts, lorsque vous êtes fatigué mentalement et que tout devient pénible, la meilleure chose à faire, c’est de prendre des vacances pour recharger les accus et revenir avec un l’esprit neuf et frais.